La facturación electrónica es un tema que genera preocupación tanto entre contadores como entre empresarios. Sin embargo, no hay motivo para alarmarse, ya que existen diversos recursos para facilitar su implementación y todas las empresas deberán dar este paso. Más allá de una obligación, la emisión de la factura electrónica debe verse como una herramienta que mejora el rendimiento de las empresas. A continuación, explicamos quiénes deben facturar electrónicamente, cuál es la normativa que regula este proceso y los plazos establecidos para adoptarlo.
¿Qué es la factura electrónica y cómo se determina quiénes deben usarla?
De acuerdo con la DIAN, la factura electrónica es un documento que respalda la venta de bienes o servicios, elaborado mediante soluciones tecnológicas que permiten su expedición, validación y almacenamiento. La Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 fue la primera en regular este proceso, definiendo los sujetos obligados a emitir facturas electrónicas. Esta resolución, junto con otras como la 000063 de julio de 2021, establece los plazos para que los contribuyentes se adapten al sistema.
La Resolución 000165 de 2023, expedida el 1 de noviembre de 2023, marca un hito en el sistema de facturación en Colombia, con el objetivo de modernizar los procesos tributarios, fortalecer la facturación electrónica y ampliar su obligatoriedad a más contribuyentes y actividades económicas. Esta resolución incluye nuevas obligaciones para sectores como servicios digitales, comercio electrónico y entretenimiento en línea, mejorando el control fiscal de la DIAN, reduciendo la evasión fiscal y promoviendo la transparencia comercial. Además, establece sanciones más severas para quienes no cumplan con esta obligación.
¿Quiénes deben emitir factura electrónica?
En términos generales, todas las personas o entidades que sean comerciantes ejerzan profesiones liberales o brinden servicios relacionados con estas actividades, o que vendan productos agrícolas o ganaderos, están obligadas a expedir factura o un documento equivalente.
La DIAN ha establecido diferentes grupos de contribuyentes obligados a emitir facturación electrónica:
- Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta y Complementarios: Tanto personas naturales como jurídicas responsables del impuesto sobre la renta, incluidas grandes empresas, pequeñas y medianas, deben emitir factura electrónica si realizan ventas o servicios gravados con IVA o Impuesto Nacional al Consumo.
- Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA): Aquellos responsables del IVA deben emitir factura electrónica por las ventas y servicios gravados con este impuesto. Los contribuyentes del régimen común o simplificado que superen los topes establecidos también deben cumplir con esta obligación.
- Comerciantes y Profesionales Independientes: Aquellos que realicen transacciones económicas habituales y cuyos ingresos superen los límites establecidos por la DIAN deben facturar electrónicamente, incluyendo actividades comerciales, servicios profesionales, técnicos y administrativos.
- Régimen Simple de Tributación: Los contribuyentes acogidos a este régimen también están obligados a emitir facturación electrónica.
- Entidades sin Ánimo de Lucro: Fundaciones, asociaciones y corporaciones que realicen actividades gravadas o vendan productos sujetos a IVA o Impuesto Nacional al Consumo deben facturar electrónicamente.
- Instituciones del Sector Público: Las entidades públicas que realicen actividades comerciales también están obligadas a facturar electrónicamente.
- Nuevos Sujetos Incorporados por la Ley 000165: Servicios de entretenimiento digital, educación en línea, y otras actividades económicas ahora también están obligados a emitir factura electrónica, si cumplen con los ingresos o umbrales establecidos.
- Transacciones Internacionales y de Comercio Exterior: Los exportadores de bienes o servicios deben cumplir con esta obligación.
¿Quiénes no están obligados a emitir factura electrónica?
Existen excepciones, aunque la Resolución 000165 de 2023 ha ampliado notablemente las obligaciones. Entre los que no están obligados se incluyen:
- Entidades financieras como bancos, compañías de financiamiento y cooperativas de ahorro y crédito.
- Personas naturales no responsables del IVA ni del Impuesto Nacional al Consumo, según el Estatuto Tributario.
- Trabajadores informales, personas no vinculadas laboralmente o pensionados.
- Aquellos que solo vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con IVA, con ingresos menores a los establecidos por la DIAN.
- Productores agropecuarios pequeños que no superen los ingresos establecidos.
Requisitos para emitir factura electrónica
Para comenzar a emitir factura electrónica, los contribuyentes deben cumplir con varios requisitos establecidos por la DIAN:
- Inscripción en el RUT: El contribuyente debe estar registrado y actualizado en el Registro Único Tributario (RUT).
- Software de Facturación Electrónica: Se debe elegir un software autorizado por la DIAN, ya sea un proveedor tecnológico o uno propio que cumpla con los estándares establecidos.
- Registro como Facturador Electrónico: El contribuyente debe registrarse en el portal de la DIAN y obtener la firma electrónica (IFE).
- Pruebas Técnicas: Es necesario realizar pruebas con el sistema de la DIAN para validar que el software de facturación cumpla con los requisitos.
- Generación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Cada factura debe tener este código alfanumérico único.
- Conservación de Facturas: Las facturas electrónicas deben almacenarse digitalmente durante el tiempo que estipule la ley.
- Envío a la DIAN y al Cliente: Las facturas deben ser enviadas a la DIAN para su validación y, posteriormente, enviadas al cliente en formato XML o PDF.
Mecanismos para emitir factura electrónica
Los contribuyentes pueden elegir el mecanismo o software para cumplir con esta obligación. Según la Resolución 000042 de 2020, las opciones son:
- Crear un mecanismo propio que cumpla con las directrices de la DIAN.
- Utilizar los servicios de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN.